Jika di bab sebelumnya telah dibahas tentang perencanaan MSDM, strategi MSDM, analisis pekerjaan sampai rekrutmen sampai seleksi. Maka di bab ini akan dibahas tentang mewawancarai calon karyawan. Tujuan dari bab ini adalah meningkatkan efektifitas manajer dalam menggunakan apa yang mungkin merupakan perangkat penyaringan terpenting yaitu wawancara seleksi. Topic utama yang akan dibahas pada bab ini adalah menyebutkan jenis-jenis wawancara, menjelaskan dan mengilustrasikan 6 faktor yang mempengaruhi manfaat wawancara, menjelaskan dan mengilustrasikan pedoman untuk menjadi pewawancara yang efektif, dan mewancarai seorang caln karyawan secara efektif.
A. Jenis-jenis wawancara
Wawancara seleksi terbagi menjadi tiga jenis golongan berdasarkan; (1) strukturnya (2) isinya berupa jenis isi pertanyaan (3) bagaimana perusahaan melakukan wawacara atau teknik pendekatan wawancara yang digunakan perusahaan.
1. Berdasarkan strukturnya terbagi menjadi wawancara tidak terstruktur dan wawancara terstruktur. Wawancara tidak terstruktur atau tanpa petunjuk adalah wawancara dengan gaya konvensional tidak terstruktur dimana pewawancara menanyakan hal yang menarik saat muncul respons untuk satu pertanyaan bahkan sangat mirip seperti percakapan biasa. Sedangkan wawancara terstruktur atau berpetunjuk adalah wawancara yang mengikuti rangkaian pertanyaan, dimana pertanyaan dan respons yang diterima telah ditentukan lebih dulu dan respons tersebut dibuatkan penilaiannya sesuai dengan ketepatan isi.
2. Berdasarkan isi wawancara dan jenis pertanyaan terbagi menjadi fokus pertanyaan adalah wawancara situasional, wawancara perilaku, wawancara yang berhubungan dengan pekerjaan dan wawancara tekanan. Wawancara situasional adalah serangkaian pertanyaan yang berhubungan dengan pekerjaan yang berfokus pada bagaimana calon karyawan itu akan berprilak dalam situasi tertentu. Contohnya pewawancara memberikan soal tentang bagaimana sikap calon karyawan jika ada bawahannya yang dating terlambat, maka bagaimana sikap si calon karyawan terhadap bawahannya dan pewawancara akan mengevaluasi jawaban calon karyawan sebagai bahan pertimbangan. Wawancara perilaku adalah serangkaian pertanyaan yang berhubungan dengan pekerjaan yang berfokus pada bagaimana mereka beraksi terhadap situasi nyata dimasa lalu. Contohnya pewawancara bertanya bagaimana sikap calon karyawan ini jika menghadapi kliennya yang marah di masa lalu. Wawancara yang berhubungan dengan pekerjaan adalah serangkaian pertanyaan yang berhubungan dengan pekerjaan yang berfokus dengan pekerjaan yang berfokus pada perilaku masa lalu yang relevan yang berhubungan dengan pekerjaan. Contohnya pewawancara bertanya tentang keahlian apa saja yang dikuasai oleh calon karyawan untuk menunjang pekerjaannya, misal pekerjaan yang dilamar adalah bagian keuangan. Dan terakhir wawancara tekanan adalah wawancara dimana pelamar dibuat tidak nyaman dengan serangkaian pertanyaan sering kasar, teknik ini membantu mengenali pelamar yang hipersensitif dan mereka yang memiliki toleransi tekanan yang rendah atau tinggi. Contohnya pewawancara akan memberikan pertanyaan yang merupakan kelemahan calon karyawan misal si calon karyawan ini dalam 1tahun sudah berganti pekerjaan sebanyak 5kali maka hal itu yang akan ditanyakan oleh pewawancara dan jika calon karyawan dapat menjelaskan dengan alas an yang bias diterima mungkin pewawancara bias mempertimbangkan akan tetapi hal ini merupakan gambaran calon karyawan yang tidak bertanggung jawab jika calon karyawan menjawab dengan meledak-ledak.
3. Berdasar pada bagaiman melakukan wawancara yang dapat dilakukan dengan berbagai cara seperti satu orang atau panel pewawancara, secara berurutan atau semua sekaligus, dan terkomputerisasi atau secara pribadi. Wawancara pribadi atau panel, pertama wawancara pribadi adalah wawancara yang dilakukan dengan berhadap-hadapan dimana pewawancara mencari dan menilai respons lisan terhadap pertanyaan lisan, sedangkan wawancara panel adalah wawancara yang dilakukan kelompok pewawancara kepada pelamar. Wawancara berurutan tidak terstruktur adalah sebuah wawancara dimana setiap pewawancara membentuk sebuah opini independen setelah menanyakan pertanyaan berbeda. Wawancara berurutan terstruktur adalah sebuah wawancara dimana si pelamar diwawancarai secara beurutan oleh beberapa orang yang masing-masing memberikan penilaian kepada pelamar dengan standart tertentu. Wawancara secara berurutan atau semua sekaligus adalah panel yang mewawancarai beberapa pelamar secara simultan dimana panel memberikan suatu masalah lalu duduk diam dan meperhatikan calon karyawan mana yang memimpin dalam merumuskan masalah. Wawancara terkomputerisasi atau secara pribadi adalah wawancara dimana respons lisan atau terkomputerisasi seorang calon karyawan didapat dalam respons terhadap pertanyaan atau situasi lisan, visual, maupun tertulis. Dimana wawancara seperti ini dilakukan untuk menghemat waktu dan tenaga. Contohnya ada suatu perusahaan yang melakukan wawancara ini dengan menggunakan media telepon yang pertanyaannya dijawab dengan menekan tombol 1 untuk YA dan tombol 0 untuk TIDAK. Atau ada juga perusahaan yang melakukan wawancara dengan media computer dimana terdapat webcam yang dapat merekam sikap calon pelamar, dan disediakan mikropon disebelahnya sedangkan video dikomputer itu adalah video pelanggan yang marah-marah karena tidak mendapatkan pelayanan yang baik.
B. Kelemahan Wawancara yang mungkin saja terjadi antara lain, Pertama Anda harus membuat struktur wawancara dan wawancara situsional lebih baik daripada yang lain akan tetapi harus memperhatikan isi dari rancangan wawancara yang akan dilakukan atau akan menjadi kebalikannya. Kedua berhati-hati dengan cirri yang akan Anda nilai, batasi diri Anda untuk pertanyaan situasional dan pengetahuan tentang pekerjaan yang membantu Anda untuk menilai bagaimana sebenarnya respons karyawan itu pada situasi biasa pada pekerjaan tersebut. Ketiga adalah memahami faktor-faktor yang merusak wawancara sebagi berikut:
a. Kesan pertama: seorang periset menyatakan bahwa 85% kasus, pewawancara telah membuat keputusana sebelum wawancara dimulai seperti aplikasi formulir dan penampilan pribadi pelamar. Jadi, kesan pertama sangat merusak saat informasi pelamar itu negatif. Yang kesan pertamanya baik akan lebih mudah mendapatkan penilaian tambahan daripada kesan pertama yang sudah tidak disukai. Bahkan seorang psikolog London menyatakan bahwa “Benar, untk membuat kesan baik, Anda bahkan tidak sempat membuka mulut… respons serorang pewawancara kepada Anda umumnya akan diluar wawancara-bagaimana Anda berjalan melewati pintu, bagaimana postur tubuh Anda, apakah Anda tersenyum, apakah Anda memiliki aura yang membuat orang terpana, apakah Anda memiliki jabatan tangan dan setelah itu semua yang Anda lakukan dibangun atas kesan pertama yang baik atau buruk…. Ini adalah respons yang emosional”.
b. Salah memahami pekerjaan : penting untuk mengetahui apa yang Anda cari dari sosok pelamar. Seorang pewawancara harus memiliki informasi yang cukup berbeda dengan seorang pewawancara tanpa informasi. Misal ketika yang dibutuhkan adalah sekretaris, tetapi pewawancara tidak memahami bahwa sekretaris yang dibutuhkan adalah yang memiliki keterampilan mengetik atau memiliki kemampuan berbahasa asing.
c. Kesalahan urutan-calon karyawan (kontras) dan tekanan untuk mempekerjakan : merupakan kesalahan penilaian oleh pewawancara yang disebabkan oleh mewawancarai satu atau lebih pelamar yang sangat bagus atau sangat buruk sebelum mewawancarai yang bersangkutan. Jadi jika pada saat mengevaluasi penilaian tidak disukai lebih dahulu maka pada calon karyawan rata-rata akan mendapatkan nilai bagus daripada sebaliknya.
d. Perilaku nonverbal dan Manajemen kesan: para periset memberitahu untuk memperhatikan kontak mata, energy rendah, dan modulasi suara yang rendah. Akan tetapi jika melakukan hal sebaliknya maka kemungkinan akan dipanggil untuk wawancara kedua yang ternyata memang berguna bagi pewawancara untuk “terlihat hidup”. Dalam studi lain pewawancara mendengarkan wawancara melalui rekaman suara (nada suara, tingkat berbicara,dan jeda si pewawancara) dan wawancara video (fisik yg menarik, senyum, dan orientasi tubuh). Nonverbal calon karyawan penting karena secara akurat atau tidak, pewawancara memandang kpribadian orang yang diwawancarai dari cara orang itu bertindak daam wawancara. Ada juga pelamar yang ekstrover tampak lebih mempromosikan diri dan kemampuan mempromosikan diri sangat berkaitan dengan presepsi pewawancara terhadap pelamar tersebut sesuai dengan pekerjaan. Kesan yang mereka tampilkan adalah membujuk pewawancara degan cara memuji atau terlihat setuju dengan pendapat pewawancara.
e. Efek dari karakteristik pribadi: sifat menarik, jenis kelamin, dan ras: pewawancara harus tetap waspada untuk tidak membiarkan sifat menarik dan jenis kelamin atau deskriminatif memainkan peranan penting. Terkadang mengevaluasi pelamar berdasar pada foto yang menarik akan mendapatkan peluang lebih daripada pelamar yang tidak menarik khususnya pria yang lebih di utamakan. Ras juga memberikan pengaruh negative yang seharusnya ditinggalkan, jika pewawancara berkulit hitam akan memberi memberikan penilaian lebih kepada pelamar yang berkulit hitam daripada pelamar berkulit putih begitu pula sebaliknya, atau seimbang makan berkulit putih akan lebih mendapatkan penilaian lebih.
f. Perilaku wawancara: perilaku wawancara juga memberikan efek. Pewawancara yang terlalu banyak berbicara membuat pelamar tidak mempunyai waktu untuk menjwab pertanyaan pewawancara. Atau pewawancara membiarkan pelamar mendominasi wawancara sehingga tidak sempat menagajukan semua pertanyaan mereka. Atau dengan kesan yang positif sehingga lebih banyak senyum terkesan memperbesar kesempatan pada pelamar. Pewawancara juga terkadang bersikap seperti jaksa atau psikolog gadungan yang seharusnya tidak perlu dilakukan. Terakhir kesamaan demografi yang membuat pewawancara menilai lebih kepada pelamar.
Seharusnya ada cara untuk merancang dan melakukan wawancara yang efektif, selain meingat dan mehindari enam faktor diatas adalah berhati-hati dalam merancang dan membuat struktur wawancara berikut penbahasannya.
C. Merancang dan Melakukan Wawancara yang Efektif yaitu dengan wawancara situasional terstruktur ynag merupakan serangkain pertanyaan pekerjaan dengan jawaban yang telah ditentukan. Bagaimanapun wawancara terstruktur dengan format pertanyaan situasional menghasil penilaian lebih tinggi. Dengan prosedur sebagai berikut:
Tahap 1: Analisis Pekerjaan, Tulislah deskripsi pekerjaan dengan daftar tanggung jawab pekerjaan, pengetahuan yang dibutuhkan, keterampilan, kemampuan, dan kualifikasi pekerja yang lainnya
Tahap 2: Buat Peringkat Tanggung Jawab Pekerjaan itu, Kenalilah tanggung jawab utama pekerjaan itu. Untuk melakukannya, buatlah peringkat tanggung jawab pekerjaan itu, berdasarkan pada pentingnya keberhasilan pekerjaan dan pada waktu yang di butuhkan untuk melakukannya dibandingkan dengan tugastugas
lainnya.
Tahap 3: Buatlah Pertanyaan Wawancara, Buatlah pertanyaan wawancara yang didasarkan pada tanggung jawab pekerjaan sebenarnya, dengan memperbanyak pertanyaan untuk tanggung jawab penting. Wawancara situsional terstruktur dapat secara nyata berisi tiga jenis pertanyaan. Pertanyaan situasional memberikan hipotesis pekerjaan, seperti “Apa yang akan Anda lakukan bila mesin mendadak mulai panas?” Pertanyaan pengetahuan pekerjaan menilai pengetahuan yang penting untuk menentukan prestasi kerja. Sering hal ini berhubungan dengan aspek teknis dari pekerjaan (seperti “Apa yang dimaksud dengan HTML?”) Pertanyaan kesediaan mengukur kesediaan dan motivasi pelamar untuk memenuhipersyaratan pekerjaan itu untuk melakukan pekerjaan fisik yang berulang atau bepergian
Tahap 4: Buatlah Jawaban Pembanding, Berikutnya, buatlah jawaban dan skala peringkat lima poin untuk masing-masing, dengan jawaban yang ideal untuk bagus (peringkat 5), menengah (peringkat 3), dan buruk (peringkat 1). Setiap pewawancara itu akan menuliskan jawaban bagus, menengah, dan buruk berdasarkan pada hal-hal yang benar mereka dengar dalam wawancara dari orang yang kemudian ternyata menjadi bagus, menengah, atau buruk (seperti yang dapat terjadi) pada pekerjaan sebagai contoh: “Saya akan tinggal di rumah, pasangan dan keluarga saya adalah yang utama “ (1); “Saya akan menelepon penyelia saya dan menjelaskan situasinya” (3); dan “Karena mereka hanya pilek, saya akan datang bekerja” (5)
Tahap 5: Tunjuklah Panel Wawancara dan Lakukan Wawancara Umumnya, Biasanya, perusahaan melakukan wawancara situasional terstruktur dengan panel, bukan secara berurutan. Panel tersebut dapat mewawancarai para calon karyawan untuk pekerjaan. Para anggota panel umumnya mengamati deskripsi pekerjaan, pertanyaan dan jawaban pembanding sebelum melakukan wawancara. Pada akhir wawancara seseorang menjelaskan prosedur lanjutan dan menjawab pertanyaan pelamar.
D. Akan tetapi, bagaimana melakukan dan wawancara yang lebih efektif. Berikut adalah Cara Melakukan Wawancara yang Lebih Efektif
1. Membuat struktur wawancara : hal ini dilakukan untuk meningkatkan wawancara atau membantu pewawancara meminta pertanyaan yang lebih konsisten seperti dasarkan pertanyaan paa tanggung jawab pekerjaan sebenarnya, gunakan pertanyaan yang berorientasi pengetahuan pekerjaan (pertanyaan yang hanya meminta opini dan sikap, sasaran dan aspirasi dan gambaran pribadi atau evaluasi pribadi sebagai gambaran calon karyawan, melatih pewawancara, mengajukan pertanyaan yang sama kepada semua calon karyawan, buat kemungkinan jawaban dan nilai untuk setiap pertanyaan, gunakan pewawancaraaan panel, buat daftar pertanyaan sebelum wawancara atau gunakan formulir wawancara, kendalikan wawancara, dan buat catatan singkat selama wawancara.
2. Mempersiapkan Diri Untuk Wawancara : Wawancara dilakukan ditempat khusus, baca dan periksalah data pelamar serta beri catatan pada bidang yang menunjukkan kekuatan dan kelemahan pelamar. Mulailah wawancara dengan gambaran akurat tentang ciri dari seorang calon karyawan ideal, mengetahui apa yang anda tanyakan bukan berdasar pada pikiran anda tentang calon karyawan tsb.
3. Membangun Suasana : Anda harus membuat pelamar santai dengan menyapa pelamar dengan sopan dan muailah wawancara dengan pertanyaan yang tidak terlalu resmi, misal Tanya kabar.
4. Bertanyalah : Jangan memberikan pertanyaan yang jawabannya ya atau tidak, jangan bertanya seolah-olah pelamar adalah seorang criminal, jangan menggurui, kasar, kurang perhatian, atau pelamar mendominasi wawancara.
5. Tutuplah Wawancara : Berusahalah untuk mengakhiri wawancara dengan nada yang positif. Dalam menolak seorang pelamar hendaknya dilakukan beberapa kali setelah wawancara dilakukan.
6. Meninjau Wawancara : Saat calon karyawan pergi maka lihat kembali catatan anda dan isilah pedoman wawancara terstruktur atau melihat kembali video rekaman wawancara untuk menghindari penilaian cepat dan penekanan negatif.
Contoh Kasus :
Ada dua contoh yang kami ambil dengan dua orang yang berbeda dan sama-sama bekerja di bank konvensional ternama di Indonesia, dimana kami bertanya langsung tentang kedua bank ini melakukan perekrutan, seleksi dan wawancara diperusahaannya untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas menurut mereka.
Pertama : Sebut saja namanya Bunga yang sekarang bekerja di Bank A, dia menceritakan bahwa Bank ini merekrut calon karyawan secara terbuka dengan kriteria yang diinginkan adalah dari semua jurusan kecuali bidang satra dan psikolog, pernah aktif dikegiatan organisasi kampus, dan lain sebagainya. Dimana seleksi yang dilakukan adalah test tertulis, psikolog test, test TOEFL, wawancara dan test kesehatan. Disini kita fokus pada wawancara saja, “Bank A ini melakukan wawancara dengan 3orang pewawancara dan 1calon karyawan, pertanyaan yang yang dilontarkan kebanyakan tentang bagaimana kesanggupan calon karyawan ini jika diterima di Bank A ini (misal jika Anda diterima di institusi ini apakah Anda bersedia ditempatkan dimana saja?), yang berhubungan dengan hobi, yang berhubungan dengan keahlian calon karyawan, pertanyaan yang berhubungan dengan background calon karyawan apakah bisa menunjang untuk pekerjaan yang akan dihadapi nantinya(misal karena si Bunga ini lulusan HI maka ditanyakan seputar HI), pertanyaan yang dilontarkan terkadang dari jawaban calon karyawan dipertanyakan lagi tetapi pertanyaan lebih banyak seperti sudah ditentukan pertanyaannya dimana penilaian mengarah kepada kompetensi yang diharapkan pewawancara. Sikap pewawancara cukup ramah tetapi serius, tidak membedakan calon karyawan satu dengan yang lainnya dimana setelah diterima dilakukan pelatihan selama 1tahun setelah itu baru ditempatkan dan bagian mana keahlian si karyawan setelah pelatihan dan dipindah tugaskan” (pernyataan si Bunga)
Kedua : Sebut saja namanya Cinta, dengan institusi yang sama tetapi berbeda Bank si Cinta menceritakan bahwa perekrutan dilakukan pada bidang yang dibutuhkan oleh institusi seleksi yang dilakukan test perform, test interview awal, tes tertulis, interview dengan pimpinan,dan test kesehatan. Pada saat interview awal si pewawancara langsung mempersilahkan calon karyawannya untuk memperkenalkan diri, setelah itu baru ditanyakan lagi dari perkenalan calon karyawannya itu. Karena Cinta pernah bekerja sebelumnya sebagai CS maka ditanyakan kenapa berhenti dari pekerjaan sebelumnya padahal pekerjaan sebelumnya cukup menunjang?, pewawancara juga menanyakan bagaimana sikap calon karyawannya ini jika ada suatu masalah yang dia hadapi pada saat bekerja nantinya dan masa lalu, bagaimana kesanggupan calon karyawan jika diterima apakah nantinya setelah diterima dan tidak lama akan menikah apakah akan meninggalkan instusi ini, hobi juga ditanyakan. Sedangkan interview kedua lebih banyak menanyakan tentang perbankan dan seputar apa yang diketahui oleh calon karyawan tentang institusi ini.
Menurut kami : Dari cara kedua institusi ini melakukan wawancara kepada calon karyawannya sebenarnya hampir sama yaitu melakukan wawancara secara terstruktur, dengan pertanyaan yang mengarah kepada wawancara situasional, wawancara perilaku jika calon karyawan sebelumnya pernah bekerja dan menunjang pekerjaan yang dilamar, dan wawancara dengan pertanyaan yang berhubungan dengan pekerjaan, dimana wawancara tekanan jarang dilakukan kecuali untuk bagian tertentu. Wawancara yang dianut kedua institusi ini adalah wawancara berurutan terstruktur dimana pelamar diwawancara oleh beberapa pelamar dan memberikan penilai kepada calon karyawan sesuai standart tertentu. Kesan pertama tampaknya sangat penting bagi Bank B karena ada test perform yang dlakukan untuk meniali fisik calon karyawannya dan keramah tamahan calon karyawannya dalam bersikap. Sikap pewawancara cukup baik dan ramah, yang sebenarnya sikap pewawancara ini tergantung dari sikap pewawancara itu sendiri kebetulan disini pewawancara kedua institusi ini dengan keramah tamahan tetapi serius. Kedua institusi ini sudah melakukan wawancara yang sudah cukup efektif dimana contoh ini hanya dari sebelah pihak yaitu pihak karyawan yang saat ini bekerja di institusi ini.
